fbpx

Как рассчитать внедрение системы автоматизации бизнес-процессов в компании

Каждый бизнес должен развиваться и не стоять на месте. Изменение рода деятельности или расширения существующего бизнеса — это разные шаги, которых придерживаются владельцы компаний для устойчивого удержания на рынке и конкурентоспособности. Но залогом успеха сегодня является автоматизация бизнес-процессов компании. Именно автоматизация позволяет избежать 75% ошибок, которые вызывает человеческий фактор.

Итак, осознав необходимость автоматизации бизнес-процессов, первый вопрос, которым задается руководство компании — какой бюджет нужно выделить для внедрения таких инноваций. Существуют различные способы рассчитать стоимость системы автоматизации. Самый легкий — это поиск готовых решений по фиксированным ценам. Преимуществом данного подхода является понимание, что и за какие деньги получит бизнес и возможность заранее оценить готовое решение. Но есть и существенный недостаток: как правило, коробочные решения программных обеспечений покрывают лишь мелкую часть запросов и потребностей компании, а дополнительные настройки и оптимизация влекут за собой неизвестные стоимости и сроки.

Существует более действенный подход для ответственного бизнеса — возможность заранее сформулировать свои потребности и найти гибкий инструмент, который помогает их воплотить в реальность. В таком случае возникает вопрос: как оценить то, чего еще нет? Ответ на него может получить небольшое исследование бизнеса, которое в конечном итоге приносит двойную пользу. Компания сама начинает лучше понимать свои слабые места процессов, сформировавшихся что можно усовершенствовать, а также возможно получить достаточно конкретный список требований к инструментам автоматизации, которые предлагает рынок. Такое исследование позволяет не просто ответить на вопрос «какова стоимость?», Но и получить ответы, что именно является приоритетом, что более выгодно и зачем вообще выделять бюджет и время сотрудников на внедрение новой системы.

ЩО ПОТРІБНО ЗРОБИТИ ДЛЯ ПРАВИЛЬНОГО ВИДІЛЕННЯ БЮДЖЕТУ ПРИ ЗАМОВЛЕННІ СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ?

В целом, бизнес-процессы разделяют по мере сложности. Так вот, система автоматизации бизнес-процессов Ubpm гибкая и может подстраиваться под процессы компании любой величины и направления деятельности. Но чтобы понимать, какой бюджет компания должна запланировать для покупки и внедрения данной системы, необходимо определиться в ряде шагов.

В первую очередь руководство компании должно определиться с тем, какой процесс им необходимо автоматизировать больше всего. Это может быть большой и зачастую повторяющийся процесс (от 100 раз в год).
Для этого нужно понимать:
— общую бизнес-задачу процесса (например, уменьшение времени на принятие решения, контроль производства сотрудников, расчет финансовых показателей и т.д.)
— Этапы процесса (с чего начинается процесс, какие шаги содержит, на чем завершается)
— Какие участники процесса (отделы, роли, должности)
— Информационные системы, с которыми необходимо будет интегрироваться
— Наборы данных (карточки записей, документы, таблицы), которые принимают участие в процессе.

Это первичные данные, которые дадут понимание общей стоимости внедрения системы в компании. После этого можно начинать детализировать определенные процессы, в зависимости от структуры и работы каждой компании.

После росчета того процесса, который нужно автоматизировать, стоимость последующих процессов будет более понятна, так как работа всех отделов так или иначе между собой связана. Ни один процесс не происходит внутри только одного отдела. Так что задача системы правильно связать взаимодействие каждого департамента для выполнения определенной функции с минимальной загруженностью человеческих ресурсов и максимально точным и правильным результатом.
Это требует консолидированного подхода к постановке ТЗ всех специалистов отделов, вовлеченных в создание бизнес-процесса в компании, ведь малейшая деталь важна и может повлиять на качество работы и выполнения процесса.
Верно просчитав бюджет и введя систему Ubpm, владелец компании может быть уверен, что это не расходы, а инвестиции. Ведь, кроме удобства и практичности, довольно быстро становятся заметны экономия средств на производственные затраты и существенный рост прибыли компании.

×

×


×

×


×


×