fbpx

Автоматизація бізнес-процесів – тренд чи необхідність?

Коли ми говоримо про автоматизацію бізнес-процесу, одразу на думку приходить радісне «Майбутнє настало», а разом з тим тривожне «Як це незвично».

Багато хто ще не може уявити собі ту користь, яку дає перехід на автоматизацію бізнес-процесів в компанії. І річ навіть не в затверджених законах «Про електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис». Так, Держава поступово переходить на систему електронного документообігу. І це лише перший крок в переході роботи підприємств на рівень автоматичного керування.

В епоху розвинутих технологій багато успішних підприємців та людей, які лише починають власний бізнес, виникають питання користі та доцільності таких радикальних дій.

ТАК В ЧОМУ Ж ПОЛЯГАЮТЬ ПЕРЕВАГИ АВТОМАТИЗАЦІЇ?

Це допомагає організувати колектив.
Відомо, що із ростом та розширенням штату компанії, росте обсяг розподілених задач. А кожен процес має бути врегульований та налагоджений. Крім того, терміни виконання того чи іншого процесу обмежені. Але часто буває так, що «людський фактор» грає рішучу роль. Наприклад, співробітник може пропустити лист. А від еликої кількості задач, людина просто може забути щось зробити й таким чином, подовжити чи зірвати процес.

Тут приходить на допомогу Ubpm – електронна система для автоматизації бізнесу.  Поставлені задачі процесу чітко керуються програмою та своєчасно надходять до відповідального співробітника. Завдяки повідомленням у відповідний відділ того чи іншого завдання чи звіту, персонал буде чітко розуміти, що їм робити. А керівник зможе відстежувати стадії процесу та бачити звітність, яку програма і буде йому надсилати.
Програма здатна координувати роботу менеджерів різних підрозділів, які працюють над одним процесом. У великих підприємствах підрозділи можуть знаходитись на різних поверхах, а іноді, по різних адресах. Отже, використання програми автоматизації бізнес-процесів заощаджує час колективу, при цьому зберігає активну комунікацію.

Важливим фактором є зручність користування програмою та простий інтерфейс. Найголовніше – це зрозумілий алгоритм постановки задач та відстеження стадій виконання відповідальними департаментами.

Ubpm – це зручна в користуванні програма. Для ефективної роботи керівнику підприємства не потрібно мати задатки програміста. Достатньо консультації фахівців та супровідний сервіс, який компанія-розробник обов’язково надає своїм клієнтам.
Будь-який бізнес-процес – це ланцюг дій з певною кількістю учасників, кожен з яких відповідає за своє коло обов’язків та виконує окремий функціонал.

Завдання керівника – налагодити взаємодію всіх співробітників, які виконують роботу пов’язану з певним процесом. Трапляється, що через різноманітну кількість завдань, людина забуває чи невчасно виконує дію. В даному випадку, програма автоматизації контролює виконання завдань. Співробітник отримує нагадування про необхідне завдання у вигляді повідомлення.

Таких одночасних процесів в компанії безліч і вони діють без зупинки. Отже, в першу чергу розробляється алгоритм виконання поставленої мети.

Спеціалісти компанії-розробника Ubpm системи детально підлаштують програму під робочі процеси компанії замовника. Так, щоб мінімізувати фізичні дії управління з боку керівника та звільнити його час на формування нових проектів та руху вперед.
Так само програма допомагає робітникам прискорювати виконання своєї частини роботи. Таким чином, результат досягається в набагато коротші терміни, а отже, підвищується ефективність діяльності компанії в цілому.

Програма також контролює та зберігає результат роботи. В залежності від налаштувань, працівник може в будь-якому випадку дізнатись про підтвердження чи відхилення результату своєї роботи. Якщо потрібно вносити корективи, про це також повідомляється.
Перевага впровадження Ubpm полягає в тому, що автоматизація виробничих процесів практично виключають конфліктні непорозуміння, які можуть виникнути між співробітниками різних відділів під час обговорення, чи притримування термінів виконання роботи.
Задачі формуються чітко та лаконічно, визначаються конкретні терміни та своєчасно відслідковується успішність виконання процесу.

В кінці кожного періоду програма вивантажує звіт по всім процесам, адже дані зберігаються всередині програми. Це дає можливість швидко та точно простежити моменти в роботі, які можна виправити чи вдосконалити. Звітність дозволяє відслідковувати статистику даних та формувати порівняльні характеристики між різними періодами, масштабами задач. Таким чином можна чітко простежити ефективність роботи відділів, динаміку росту компанії.

Завдяки електронній системі Ubpm гарантовано забезпечується безперебійність робочих процесів. Вдасться запобігти відволіканню співробітників, не витримування термінів виконання задач через неналежне відношення до роботи та інше. А також 100% гарантія, що обов’язки не будуть перетинатися. Програма визначає задачу і відповідального за неї. То ж, декілька колег не будуть виконувати те саме завдання і робота оптимізується.
Проста схема вирішує складні питання.

КОМУ ПІДХОДИТЬ АВТОМАТИЗАЦІЯ?

Найголовніше, щоб у бізнеса був налагоджений алгоритм роботи. Компанія, яка має певний рівень «зрілості», тобто, стабільну роботу кількох відділів, місію, затверджені задачі тощо. Не обов’язково бути великою корпорацією. Автоматизацію бізнес процесів може дозволити собі власник невеличкої, але впевнено працюючої компанії.

Завдяки автоматизації бізнес-процесу, цикл роботи та своєчасні точні результати виконання гарантовано позиціонують компанію як надійного партнера. А отже кількість задоволених клієнтів буде тільки зростати, а разом з тим і прибуток компанії.

ГОЛОВНЕ – ЦЕ БАЖАННЯ ВДОСКОНАЛЮВАТИСЯ!

×

×


×

×


×


×