fbpx

Як розрахувати впровадження системи автоматизації бізнес-процесів в компанії

Кожен бізнес повинен розвиватися і не стояти на місці. Зміна роду діяльності чи розширення існуючого бізнесу – це різні кроки, яких притримуються власники компаній для стійкого утримання на ринку та конкурентоспроможності. Але запорукою успіху сьогодення є автоматизація бізнес-процесів компанії. Саме автоматизація дозволяє уникнути 75% помилок, які спричиняє людський фактор.

Отже, усвідомивши необхідність автоматизації бізнес-процесів, перше питання, яким задається керівництво компанії – який бюджет потрібно виділити для впровадження таких інновацій. Існують різні способи розрахувати вартість системи автоматизації. Найлегший – це пошук готових рішень з фіксованими цінами. Перевагою даного підходу є розуміння, що та за які гроші отримає бізнес та можливість заздалегідь оцінити готове рішення. Але є й суттєвий недолік: як правило, коробочні рішення програмних забезпечень покривають лише дрібну частину запитів та потреб компанії, а додаткові налаштування та оптимізація тягнуть за собою невідомі вартості та строки.

Існує більш дієвий підхід для відповідального бізнесу – можливість заздалегідь сформулювати свої потреби та знайти гнучкий інструмент, який допомагає їх втілити. В такому випадку виникає питання: як саме оцінити те, чого ще немає? Відповідь на нього може знайти невеличке дослідження бізнесу, яке в кінцевому результаті приносить подвійну користь. Компанія сама починає краще розуміти свої слабкі місця процесів, що сформувалися, що можна вдосконалити, а також можливо отримати досить конкретний список вимог до інструментів автоматизації, які пропонує ринок. Таке дослідження дозволяє не просто відповісти на питання «яка вартість?», але й отримати відповіді, що саме є пріоритетом, що більш вигідно та навіщо взагалі виділяти бюджет та час співробітників на впровадження нової системи.

ЩО ПОТРІБНО ЗРОБИТИ ДЛЯ ПРАВИЛЬНОГО ВИДІЛЕННЯ БЮДЖЕТУ ПРИ ЗАМОВЛЕННІ СИСТЕМИ АВТОМАТИЗАЦІЇ БІЗНЕС-ПРОЦЕСІВ?

Взагалі бізнес процеси розділять за мірою складності. Так от, система автоматизації бізнес процесів Ubpm гнучка і може підлаштовуватись під процеси компанії будь-якої величини та напрямку діяльності. Але щоб розуміти, який бюджет компанія повинна запланувати для купівлі та впровадження даної системи, необхідно визначитись в ряді кроків.

В першу чергу керівництво компанії має визначитися з тим, який процес їм необхідно автоматизувати більш за все. Це може бути найбільший і найчастіше повторюваний процес (від 100 разів за рік).

Для цього потрібно розуміти:

  • Загальну бізнес-задачу процесу (наприклад, зменшення часу на прийняття рішення, контроль виробництва співробітників, розрахунок фінансових показників тощо)
  • Етапи процесу (з чого починається процес, які кроки містить, на чому завершується)
  • Які учасники процесу (відділи, ролі, посади)
  • Інформаційні системи, з якими необхідно буде інтегруватися
  • Набори даних (картки записів, документи, таблиці), які приймають участь в процесі

Це первинні дані, які дадуть розуміння загальної вартості впровадження системи в компанію. Після цього можна починати деталізувати певні процеси, в залежності від структури і роботи кожної компанії.

Прорахувавши найбільший процес, який потрібно автоматизувати, вартість подальших процесів буде більш зрозуміла, так як робота всіх відділів так чи інакше між собою пов’язана. Жоден процес не відбувається всередині лише одного відділу. Так що задача системи правильно пов’язати взаємодію кожного відділу для виконання певної функції з мінімальною завантаженістю людських ресурсів та максимально точним і правильним результатом.

Це потребує консолідованого підходу до постановки ТЗ всіх фахівців відділів, залучених до створення бізнес процесу в компанії, адже найменша деталь важлива та може вплинути на якість роботи і виконання процесу.

Вірно прорахувавши бюджет і запровадивши систему Ubpm, власник компанії може бути впевнений, що це не витрати, а інвестиції. Адже, крім зручності та практичності,  досить швидко стають помітні заощадження коштів на виробничі витрати та суттєве зростання прибутку компанії.

×

×


×

×


×


×